การจัดการเอกสารและการนำไปใช้ (Management and Implementation of Documents)
มาตรฐาน MOI.9
มีนโยบายและระเบียบปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร ได้มีการจัดการอย่างสม่ำเสมอ และเป็นนโยบายและระเบียบปฏิบัติ ℗
เจตนาของ MOI.9
นโยบายและระเบียบปฏิบัติมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ความรู้ที่เสมอเหมือนกันเกี่ยวกับการทำหน้าที่ขององค์กรด้านคลินิคและไม่ใช่คลินิคในองค์กร | นโยบายหรือระเบียบวิธีประกอบด้วยสารสนเทศว่าจะพัฒนาและควบคุมนโยบายอย่างไร ได้รวมถึงขั้นตอนต่อไปนี้
a) การทบทวนและอนุมัตินโยบายและระเบียบปฏิบัติทั้งหมดโดยผู้มีอำนาจก่อนประกาศใช้
b) กระบวนการและความถี่ของการทบทวนและต่ออายุนโยบายและระเบียบปฏิบัติ
c) การควบคุมเพื่อให้มั่นใจว่ามีนโยบายและระเบียบปฏิบัติฉบับที่เกี่ยวข้องและเป็นปัจจุบันเท่านั้นพร้อมใช้ในทุกที่ที่มีการใช้
d) การระบุการเปลี่ยนแปลงในนโยบายและระเบียบปฏิบัติ
e) การรักษาเอกสารอย่างมีเอกลักษณ์และเอกสารชัดเจนอ่านง่าย (document identity and legibility)
f) กระบวนการสำหรับการจัดการกับนโยบายและระเบียบปฏิบัติซึ่งมีกำเนิดจากภายนอกองค์กร
g) การเก็บรักษานโยบายและระเบียบปฏิบัติที่ล้าสมัยเป็นระยะเวลาอย่างน้อยตามที่กฎหมายและระเบียบข้อบังคับกำหนด โดยสร้างความมั่นใจว่าจะไม่นำเอกสารเหล่านั้นไปใช้โดยไม่ตั้งใจ และ
h) การระบุและติดตามนโยบายและระเบียบปฏิบัติทั้งหมดที่ยังใช้งานอยู่
มีการนำกระบวนการในการจัดทำและรักษาไว้ซึ่งนโยบายและระเบียบปฏิบัติเหล่านั้นไปใช้
องค์ประกอบที่วัดได้ (ME) ของ MOI.9
Ο 1. มีนโยบายหรือระเบียบวิธีที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งระบุข้อกำหนดสำหรับการจัดทำและรักษาไว้ซึ่งนโยบายและระเบียบปฏิบัติ ประกอบด้วยข้อ a) ถึง b)
Ο 2. มีรูปแบบสำหรับเอกสารที่มีความเหมือนกันอย่างเป็นมาตรฐาน เช่น นโยบายทั้งหมด
Ο 3. ความต้องการของเอกสารที่เป็นแนวทางได้ถูกนำไปใช้และมีหลักฐานใน นโยบาย ระเบียบปฏิบัติ และโปรแกรม ได้ถูกค้นพบในโรงพยาบาล
Ο 4. มีนโยบายหรือระเบียบปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร เป็นแนวทางเพื่อติดตามนโยบายและระเบียบปฏิบัติทั้งหมดที่ใช้อยู่
มาตรฐาน MOI.9.1
มีการนำไปใช้อย่างเต็มรูปแบบ สำหรับ นโยบาย ระเบียบปฏิบัติ แผนงาน และเอกสารอื่นๆ ซึ่งเป็นแนวทางอย่างสม่ำเสมอและเป็นรูปแบบเกี่ยวกับระเบียบปฏิบัติด้านคลินิคและไม่ใช่คลินิค ℗
เจตนาของ MOI.9.1
คู่มือ นโยบาย ระเบียบปฏิบัติ แผนงาน และเอกสารอื่นๆ จะต้องตรวจพบตลอดระยะเวลาการรับรอง (โปรดสังเกตจะมี สัญลักษณ์ ℗ ระบุไว้ด้านบน) | เอกสารนี้ต้องการเพื่อที่จะลดการเปลี่ยนแปลงของกระบวนการและลดความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นจากกระบวนการ | สิ่งนี้เป็นสิ่งที่สำคัญในกระบวนการด้านคลินิคเพื่อที่จะปรับปรุงคุณภาพและความปลอดภัยของผู้ป่วย
ระบบการติดตามจะต้องมีเอกสารที่ระบุถึง หัวข้อ วันที่ออกเอกสาร ครั้งที่จัดทำ/และหรือวันที่ที่มีการเปลี่ยนแปลงเป็นปัจจุบัน จำนวนหน้า ผู้ออกและ/หรือผู้ทบทวนเอกสาร และการระบุถึงฐานข้อมูล (ถ้ามี) | ระบบการติดตามช่วยเหลือพนักงานที่จะใช้นโยบายที่เกี่ยวข้องกับการมอบหมายงานหรือสถานการณ์โดยเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว | ตัวอย่างเช่น พนักงานในแผนกฉุกเฉินสามารถเข้าไปใช้นโยบายเกี่ยวกับความยินยอมโดยได้รับการบอกกล่าว (informed consent) เมื่อผู้ป่วยต้องการหัตถการการผ่าตัดได้อย่างรวดเร็ว
มีขั้นตอนที่ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานได้อ่านและคุ้นเคยกับ นโยบาย ระเบียบปฏิบัติ และแผนที่เกี่ยวข้องกับงาน | กระบวนการนี้อาจจะเป็นส่วนหนึ่งในการแนะนำงานให้กับบุคลากรในแผนกและหน้าที่ของบุคลากร หรือ อาจจะเป็นส่วนหนึ่งของการฝึกอบรมพิเศษเป็นกลุ่มหรือทั้งสถานพยาบาล | สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ มีกำหนดแนวทางการทำงานได้ระบุไว้ในเอกสารเป็นหลักฐานถึงการปฏิบัติงานของแต่ละบุคคล เพื่อติดตามการปฏิบัติตาม นโยบาย ระเบียบปฏิบัติ หรือ แผน ที่เกี่ยวข้องกับการมอบหมายงานของบุคลากร
องค์ประกอบที่วัดได้ (ME) ของ MOI.9.1
Ο 1. มีไว้ซึ่ง นโยบาย ระเบียบปฏิบัติ และแผนงานที่ต้องการ และมีความเข้าใจที่จะเข้าไปใช้เอกสารโดยบุคลากรที่มีหน้าที่รับผิดชอบ
Ο 2. มีการฝึกอบรมและทำความเข้าใจถึงเอกสารเหล่านี้ ให้กับบุคลากรที่มีหน้าที่รับผิดชอบ
Ο 3. มีการนำ นโยบาย ระเบียบปฏิบัติ และแผนงาน ไปใช้อย่างเต็มรูปแบบ และมีหลักฐานในการปฏิบัติงานของแต่ละบุคลากร
Ο 4. มีการตรวจติดตาม การนำนโยบาย ระเบียบปฏิบัติ และแผนงาน ว่าได้นำไปปฏิบัติ และสารสนเทศได้สนับสนุนการนำไปปฏิบัติอย่างเต็มที่
MOI – การจัดการสารสนเทศ | การจัดการเอกสารและการนำไปใช้ | เวชระเบียนคลีนิคผู้ป่วย