การจัดการสารสนเทศ (Information Management)
มาตรฐาน MOI.1
องค์กรวางแผนและออกแบบกระบวนการจัดการสารสนเทศ เพื่อตอบสนองความต้องการสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์กร
เจตนาของ MOI.1
มีการสร้างและใช้สารสนเทศในระหว่างการดูแลผู้ป่วย รวมถึงการใช้เพื่อบริหารจัดการองค์กรที่ปลอดภัยและมีประสิทธิผล | ความสามารถในการจัดเก็บและจัดให้มีสารสนเทศต้องอาศัยการวางแผนที่มีประสิทธิผล | การวางแผนต้องอาศัยข้อมูลนำเข้าจากแหล่งที่หลากหลาย รวมถึงแหล่งต่อไปนี้
- ผู้ประกอบวิชาชีพด้านบริการสุขภาพ
- ผู้บริหารขององค์กรและผู้นำของแผนก/ฝ่ายบริการ
- ผู้ที่อยู่นอกองค์กรซึ่งต้องการข้อมูลหรือสารสนเทศเกี่ยวกับการดำเนินงานขององค์กรและกระบวนการดูแล
การวางแผนการจัดการสารสนเทศครอบคลุมวิสัยทัศน์ขององค์กร บริการที่องค์กรมี ทรัพยากร การเข้าถึงเทคโนโลยีที่สามารถหาได้ และการสนับสนุนของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างผู้ให้บริการด้านสุขภาพ | ความต้องการสารสนเทศที่มีความสำคัญสูงของแหล่งเหล่านี้มีผลต่อกลยุทธ์การจัดการสารสนเทศขององค์กร และความสามารถในการนำกลยุทธ์ดังกล่าวไปสู่การปฏิบัติ | กลยุทธ์มีความเหมาะสมกับขนาดขององค์กร ความซับซ้อนของการบริการ ความพร้อมของบุคลากรที่ได้รับการอบรม ทรัพยากรบุคคล และทรัพยากรทางเทคนิค อื่นๆ | แผนมีความครอบคลุมกว้างขวาง รวมหน่วยงานและงานบริการทั้งหมดขององค์กร | การวางแผนการจัดการสารสนเทศไม่จำเป็นต้องเป็นแผนสารสนเทศที่เป็นลายลักษณ์อักษร แต่ต้องมีหลักฐานการปฏิบัติตามแผนซึ่งระบุความต้องการสารสนเทศขององค์กร (ดูที่ ACC.3)
องค์ประกอบที่วัดได้ (ME) ของ MOI.1
Ο 1. มีการพิจารณาความต้องการสารสนเทศของผู้ที่ให้บริการด้านคลินิกในกระบวนการวางแผน
Ο 2. มีการพิจารณาความต้องการสารสนเทศของผู้บริหารองค์กรในกระบวนการวางแผน
Ο 3. มีการพิจารณาความต้องการของบุคคลและหน่วยงานนอกองค์กรในกระบวนการวางแผน
Ο 4. การวางแผนเหมาะสมกับขนาดและความซับซ้อนขององค์กร
มาตรฐาน MOI.2
มีการรักษาภาวะความเป็นส่วนตัว ความลับ และความปลอดภัย (information security) รวมทั้ง การคงสภาพของสารสนเทศ (data integrity) ℗
เจตนาของ MOI.2
องค์กรได้รักษาความเป็นส่วนตัวและการรักษาความลับของข้อมูลและสารสนเทศ และให้ความระมัดระวังเป็นพิเศษในการรักษาความลับของข้อมูลและสารสนเทศที่มีความอ่อนไหว (sensitive) | มีการจัดการให้เกิดความสมดุลระหว่างการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับการรักษาความลับของข้อมูล | องค์กรกำหนดระดับของความเป็นส่วนตัวและการรักษาความลับสำหรับสารสนเทศประเภทต่างๆ (เช่น เวชระเบียนผู้ป่วย ข้อมูลการวิจัย และ ข้อมูลคุณภาพอื่นๆ)
การรักษาให้ข้อมูลคงสภาพไว้เป็นมุมมองที่สำคัญของการจัดการสารสนเทศ | สารสนเทศอยู่ในฐานข้อมูลจะต้องถูกต้องเพื่อที่จะให้ความเชื่อมั่นในการตีความของผลลัพธ์จากการวิเคราะห์ข้อมูล
นโยบายและระเบียบปฏิบัติระบุวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับความปลอดภัย ซึ่งอนุญาตให้บุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะเข้าถึงข้อมูลและสารสนเทศ | การเข้าถึงสารสนเทศประเภทต่างๆ ขึ้นกับความต้องการที่ถูกกำหนดโดยตำแหน่งหน้าที่การงาน รวมถึงนักศึกษาในองค์กรที่จัดการศึกษา | กระบวนการที่มีประสิทธิผลกำหนดสิ่งต่อไปนี้
- ผู้มีสิทธิเข้าถึงสารสนเทศ
- สารสนเทศที่บุคลากรแต่ละคนสามารถเข้าถึงได้
- ข้อผูกพันของผู้ใช้ในการรักษาความลับของสารสนเทศ
- กระบวนการรักษาการคงสภาพไว้ของข้อมูล
- กระบวนการที่จะเกิดขึ้นเมื่อมีการละเมิดการรักษาความลับ ความปลอดภัย และการคงสภาพไว้ของข้อมูล
หมายเหตุ สำหรับความลับของเวชระเบียนคลีนิคผู้ป่วย ดูที่ MOI.11
องค์ประกอบที่วัดได้ (ME) ของ MOI.2
Ο 1. องค์กรมีนโยบายการปกป้องความเป็นส่วนตัว ความลับ ความปลอดภัย และการคงสภาพไว้ของข้อมูลและสารสนเทศเป็นลายลักษณ์อักษร
Ο 2. นโยบายได้ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับ
Ο 3. นโยบายระบุระดับของความลับสำหรับข้อมูลและสารสนเทศประเภทต่างๆ
Ο 4. มีการระบุผู้ที่จำเป็นหรือผู้ที่อยู่ในตำแหน่งที่ได้รับสิทธิในเข้าถึงข้อมูลและสารสนเทศแต่ละประเภท
Ο 5. มีการตรวจติดตามการปฏิบัติตามนโยบายที่ได้ระบุไว้
มาตรฐาน MOI.3
องค์กรมีนโยบายกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาเวชระเบียน ข้อมูล และสารสนเทศ
เจตนาของ MOI.3
องค์กรมีนโยบายกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาเวชระเบียนคลีนิคผู้ป่วย รวมทั้งข้อมูลและสารสนเทศอื่นๆ | เวชระเบียนผู้ป่วยรวมถึงข้อมูลและสารสนเทศอื่นๆ มีระยะเวลาการเก็บรักษาตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับ และเพื่อสนับสนุนการดูแลผู้ป่วย การบริหารจัดการ การเป็นหลักฐานทางกฎหมาย การวิจัยและการศึกษา | นโยบายการเก็บรักษาเวชระเบียน ข้อมูล และสารสนเทศนี้สอดคล้องกับความลับและความปลอดภัยของสารสนเทศดังกล่าว |
เมื่อครบกำหนดการเก็บรักษา เวชระเบียนรวมถึงบันทึก ข้อมูล และสารสนเทศอื่นๆ ได้รับการทำลายอย่างเหมาะสมและต้องไม่ได้รับการประนีประนอมสำหรับความลับและความปลอดภัยของสารสนเทศ
องค์ประกอบที่วัดได้ (ME) ของ MOI.3
Ο 1. องค์กรมีนโยบายเรื่องระยะเวลาเก็บรักษาเวชระเบียนผู้ป่วย ข้อมูลและสารสนเทศอื่นๆ
Ο 2. กระบวนการเก็บรักษามีการรักษาความลับและความปลอดภัยตามที่คาดหวังไว้
Ο 3. เวชระเบียน ข้อมูล และสารสนเทศ ถูกทำลายอย่างเหมาะสมและต้องไม่ได้รับการประนีประนอมสำหรับความลับและความปลอดภัยของสารสนเทศ
มาตรฐาน MOI.4
องค์กรได้กำหนดรหัสการวินิจฉัย รหัสหัตถการ สัญลักษณ์ ตัวย่อ และคำจำกัดความที่เป็นมาตรฐาน
เจตนาของ MOI.4
คำศัพท์เฉพาะ คำจำกัดความ คำศัพท์ และ ระบบการตั้งชื่อที่เป็นมาตรฐาน เพื่ออำนวยความสะดวกในการเปรียบเทียบข้อมูลและสารสนเทศภายในและระหว่างองค์กร | นอกจากนี้ การมีมาตรฐานเป็นการป้องกันการสื่อสารที่ผิดและความผิดพลาดที่มีโอกาสเกิดขึ้นได้ | การใช้รหัสการวินิจฉัยโรคและรหัสหัตถการการรักษาที่เป็นแนวทางเดียวกัน จะสนับสนุนการรวมข้อมูลและการวิเคราะห์ข้อมูล | ตัวย่อสามารถสร้างปัญหาและแม้กระทั่งเวลาที่เกิดอันตราย โดยเฉพาะข้อมูลของใบสั่งยา นอกจากนี้เมื่อตัวย่อได้ถูกใช้กับหลายๆ คำศัพท์ทางการแพทย์ ทำให้เกิดความสับสนถึงความหมายของผู้เขียนส่งผลให้เกิดความผิดพลาดทางการแพทย์ได้ | มีการกำหนดตัวย่อและสัญลักษณ์ที่เป็นมาตรฐาน รวมถึงบัญชีรายการตัวย่อและสัญลักษณ์ที่ห้ามใช้ (“do not use” listing) | การกำหนดนั้นสอดคล้องกับมาตรฐานที่ได้รับการยอมรับระดับประเทศและระดับชาติ
องค์ประกอบที่วัดได้ (ME) ของ MOI.4
Ο 1. มีการใช้รหัสการวินิจฉัยโรคที่เป็นมาตรฐานและมีการตรวจติดตามการใช้
Ο 2. มีการใช้รหัสหัตถการที่เป็นมาตรฐานและมีการตรวจติดตามการใช้
Ο 3. มีการใช้คำจำกัดความที่เป็นมาตรฐาน
Ο 4. มีการใช้สัญลักษณ์ที่เป็นมาตรฐาน และมีการระบุและตรวจติดตามสัญลักษณ์ที่ห้ามใช้
Ο 5. มีการใช้ตัวย่อที่เป็นมาตรฐาน และมีการระบุและตรวจติดตามตัวย่อที่ห้ามใช้
มาตรฐาน MOI.5
มีการตอบสนองความต้องการข้อมูลและสารสนเทศ ของบุคลากรภายในและภายนอกองค์กร ตามกำหนดเวลา ในรูปแบบและความถี่ที่ผู้ใช้บริการคาดหวัง
เจตนาของ MOI.5
มีการปรับรูปแบบและวิธีการเผยแพร่ข้อมูลและสารสนเทศให้เหมาะสมและตอบสนองความคาดหวังของผู้ที่จะใช้งาน | กลยุทธ์การเผยแพร่ข้อมูลประกอบด้วย
- การจัดข้อมูลและสารสนเทศให้เฉพาะผู้ที่ใช้ต้องการหรือร้องขอเท่านั้น
- การจัดรูปแบบรายงานเพื่อช่วยในกระบวนการตัดสินใจ
- การจัดทำรายงานให้ตามความถี่ที่ผู้ใช้ต้องการ
- การเชื่อมโยงแหล่งข้อมูลและสารสนเทศ
- การแปลผลหรือให้ความกระจ่างเรื่องข้อมูล
องค์ประกอบที่วัดได้ (ME) ของ MOI.5
Ο 1. การเผยแพร่ข้อมูลและสารสนเทศตอบสนองความต้องการของผู้ใช้
Ο 2. ผู้ใช้ได้รับข้อมูลและสารสนเทศในเวลาที่เหมาะสม
Ο 3. ผู้ใช้ได้รับข้อมูลและสารสนเทศในรูปแบบที่ตรงความต้องการใช้
Ο 4. บุคลากรสามารถเข้าถึงข้อมูลและสารสนเทศที่จำเป็นเพื่อปฏิบัติหน้าที่ของตนได้
มาตรฐาน MOI.6
มีการประเมินและทดสอบระบบสารสนเทศ ก่อนที่จะนำมาใช้ในองค์กร และจะต้องมีการประเมินถึงคุณภาพและความปลอดภัยของผู้ป่วยเมื่อมีการนำไปใช้
เจตนาของ MOI.6
เทคโนโลยีสารสนเทศสามารถปรับปรุงความปลอดภัยของผู้ป่วยโดยงานที่เป็นขั้นตอนและเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ส่งผ่านสารสนเทศผู้ป่วยโดยไม่มีการติดขัด และ เสนอเครื่องมือที่ปลอดภัยที่จะช่วยลดความเสี่ยงของความผิดพลาด | ตัวอย่างเช่น การลดจำนวนการจัดยาที่ผิดโดยมีกลไกจัดยาด้วยอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และการใช้บาร์โค้ดสำหรับการบริหารงานที่เกี่ยวกับยา | อย่างไรก็ตามถ้าไม่ได้มีการประเมินและทดสอบก่อนการนำไปใช้จริง เทคโนโลยีสารสนเทศสามารถเพิ่มความเสี่ยงต่อผู้ป่วยได้เช่นกัน
เทคโนโลยีการจัดการสารสนเทศแสดงถึงการลงทุนทรัพยากรที่สำคัญของโรงพยาบาล | ด้วยเหตุนี้ ต้องมีการเลือกเทคโนโลยีอย่างระมัดระวังเพื่อให้ตรงกับความต้องการในปัจจุบันและอนาคตและทรัพยากรขององค์กร | อย่างไรก็ตามเทคโลยีใหม่ๆ อาจจะไม่สามารถรวมกันกับเทคโนโลยีและกระบวนการที่มีอยู่ได้เป็นอย่างดี | ระบบเทคโนโลยีใหม่อาจจะไม่รวมถึงการให้บริการทั้งหมด (ตัวอย่างเช่น ห้องผ่าตัดหรือหน่วยฉุกเฉิน) หรืออาจจะไม่เชื่อมโยงกับระบบปัจจุบัน | ดังนั้นระหว่างการประเมินและทดสอบจะช่วยให้โรงพยาบาลสามารถประเมินว่ากระบวนการและขั้นตอนในปัจจุบันและเทคโนโลยีสามารถทำให้ดีขึ้น เปลี่ยนแปลง และทำให้เกิดขึ้นโดยการนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้
เทคโนโลยีสารสนเทศไม่ได้ดำเนินการด้วยตนเองเท่านั้น | เทคโนโลยีสารสนเทศเกี่ยวข้องกับกระบวนการและขั้นตอนในโรงพยาบาล, หน่วยงานอื่นนอกโรงพยาบาล, และผู้ให้บริการด้านสุขภาพทั้งภายในและภายนอก รวมถึง ผู้ป่วยและครอบครัว | เนื่องจากขนาดของความซับซ้อนในการรวมกันนี้ ทำให้ต้องการความร่วมมือของคณะกรรมการที่เป็นหลักของเทคโนโลยีสารสนเทศ เช่น พนักงานด้านคลีนิค พนักงานที่ไม่ใช่ด้านคลีนิค และฝ่ายบริหาร ในการเลือกขั้นตอน การนำไปใช้ และการปรับเปลี่ยนเทคโนโลยี
การรวมกันของเทคโนโลยีสารสนเทศด้านสุขภาพอันใหม่และระบบปัจจุบันทั้งหมดหรือบางส่วนอาจจะทำโดยการบริการที่มีสัญญากันไว้ | ระดับของการประเมินและทดสอบก่อนที่มีการนำไปใช้และประเมินเมื่อมีการนำไปใช้ต้องการการบริการที่ทำสัญญากันไว้ | นอกจากนี้การละเลยของสัญญาจะต้องจัดโดยบุคคลซึ่งมีความรู้และประสบการณ์ที่เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ (ดูที่ GLD.6 และ GLD.6.1)
การติดตามการนำไปใช้ของระบบเทคโนโลยี เน้นความสำคัญที่โรงพยาบาลจะมีขั้นตอนที่จะประเมินการใช้งานและประสิทธิภาพของเทคโนโลยี | การประเมินรวมถึง, แต่ไม่จำกัด, เทคโนโลยีได้ถูกออกแบบและนำไปใช้งานได้หรือไม่. การรวมเทคโนโลยีกับเทคโนโลยีปัจจุบันดีมากแค่ไหน, และเทคโนโลยีใดที่ ปรับปรุงความปลอดภัยของผู้ป่วย ลดความผิดพลาด และ ทำให้ประสิทธิภาพโรงพยาบาลเพิ่มมากขึ้น
องค์ประกอบที่วัดได้ (ME) ของ MOI.6
Ο 1. คณะกรรมการเทคโนโลยีสารสนเทศมีส่วนร่วมในการเลือก การนำไปใช้ และการประเมินเทคโนโลยีสารสนเทศ
Ο 2. มีการประเมินและทดสอบระบบเทคโนโลยีสารสนเทศก่อนนำไปใช้
Ο 3. มีการประเมินระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งรวมไปถึง การใช้งาน ความมีประสิทธิผล และความปลอดภัยของผู้ป่วย
มาตรฐาน MOI.7
บันทึกและสารสนเทศได้รับการปกป้องจากการสูญหาย ถูกทำลาย แก้ไขดัดแปลง และเข้าถึงหรือนำไปใช้ โดยผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต ℗
เจตนาของ MOI.7
เวชระเบียนผู้ป่วย ข้อมูลและสารสนเทศอื่นๆ มีความปลอดภัยและได้รับการปกป้องตลอดเวลา | ตัวอย่างเช่น เวชระเบียนผู้ป่วยที่ยังใช้งานอยู่ได้รับการจัดเก็บไว้ในที่ซึ่งผู้ประกอบวิชาชีพสุขภาพเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ และเป็นที่ซึ่งไม่เกิดความเสียหายจากความร้อน นํ้า ไฟ หรือสาเหตุอื่นๆ | องค์กรนำกระบวนการที่จะป้องกันการเข้าถึงสารสนเทศที่จัดเก็บในระบบอิเล็กทรอนิกส์โดยผู้ไม่มีสิทธิเข้าถึงมาปฏิบัติ (ดูที่ PFR.1.3, ME 3)
องค์ประกอบที่วัดได้ (ME) ของ MOI.7
Ο 1. มีการปกป้องข้อมูลและสารสนเทศจากการสูญหาย
Ο 2. มีการปกป้องข้อมูลและสารสนเทศจากการถูกทำลาย
Ο 3. มีการปกป้องข้อมูลและสารสนเทศไม่ให้ถูกแก้ไขดัดแปลง และเข้าถึงหรือนำไปใช้โดยผู้ที่ไม่มีสิทธิ
มาตรฐาน MOI.8
มีการให้ความรู้และฝึกอบรมแก่ผู้กำหนดนโยบายและบุคลากรอื่นที่เหมาะสม เกี่ยวกับการใช้และจัดการสารสนเทศ
เจตนาของ MOI.8
มีการให้ความรู้และฝึกอบรมบุคลากรในองค์กรซึ่งสร้าง รวบรวม วิเคราะห์ ใช้ข้อมูลและสารสนเทศ เพื่อให้มีส่วนร่วมในการจัดการสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิผล | การศึกษาและฝึกอบรมนี้ทำให้บุคคลเหล่านี้สามารถ
- เข้าใจเรื่องความปลอดภัยและการรักษาความลับของข้อมูลและสารสนเทศ
- ใช้เครื่องมือวัด เครื่องมือทางสถิติ และ วิธีการวิเคราะห์ข้อมูล
- ช่วยในการแปลความหมายข้อมูล
- ใช้ข้อมูลและสารสนเทศเพื่อช่วยในการตัดสินใจ
- ให้ความรู้และสนับสนุนการมีส่วนร่วมของผู้ป่วยและครอบครัวในกระบวนการดูแล และ
- ใช้เครื่องมือวัดเพื่อประเมินและปรับปรุงการดูแลและกระบวนการทำงาน
มีการให้ความรู้และฝึกอบรมบุคลากรตามหน้าที่รับผิดชอบ คำบรรยายลักษณะงาน และความต้องการใช้ข้อมูลและสารสนเทศ
กระบวนการจัดการระบบสารสนเทศทำให้สามารถรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ และการสร้างรายงานเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ | โดยเฉพาะ การรวบรวมข้อมูลด้านคลินิคและการบริหารจัดการ ช่วยผู้นำองค์กรในการวางแผนร่วมกัน | กระบวนการจัดการสารสนเทศสนับสนุนผู้นำด้วยข้อมูลระยะยาวและข้อมูลเปรียบเทียบ (ดูที่ SQE.8)
องค์ประกอบที่วัดได้ (ME) ของ MOI.8
Ο 1. มีการให้ความรู้เกี่ยวกับหลักการของการจัดการสารสนเทศแก่ผู้ทำหน้าที่ผู้ตัดสินใจและบุคคลอื่นๆ
Ο 2. การให้ความรู้นั้นเหมาะสมกับความต้องการข้อมูลและสารสนเทศและความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน
Ο 3. มีการรวมความต้องการข้อมูลและสารสนเทศด้านคลินิคและการบริหารจัดการตามที่ต้องการได้เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ
MOI – การจัดการสารสนเทศ | การจัดการเอกสารและการนำไปใช้ | เวชระเบียนคลีนิคผู้ป่วย